- Postat pe 27 aprilie 2021
Buzunarul „hârtiilor importante” începe să se revărseze sau să te facă să arăți mare? Crezi că poate este timpul să te comporti ca un adult responsabil chiar dacă, așa spus, sună ca cel mai plictisitor lucru din lume?
Nu-ți face griji, puiul meu mic a căzut din cuib, iată-mă să te ajut să deschizi calea printre oile prăfuite ale documentelor tale administrative.
Sfaturi pentru organizarea lucrărilor dvs.: știind care lucrări sunt „importante”
La fel ca înainte de a învăța să alergi, trebuie să știi cum să mergi, este mai bine să îți sortezi hârtiile înainte de a le lăsa deoparte . Vă sugerez să începeți cu o grămadă „păstrați” și o „grămadă de coș!” ".
Inutil, îmi vei spune cu vocea ta încrezătoare, întrucât ai făcut deja această sortare în prealabil, plasând cu atenție (hahaha) hârtiile menționate în buzunar. Cu excepția faptului că nu este ca un congelator, ci mai degrabă ca un frigider: după un timp, unele lucruri sunt învechite ...
De exemplu, dacă mai aveți fotocopia vechii cărți de identitate, când în fotografie aveați doisprezece ani și acum sunteți un adult, puteți arunca, într-adevăr.
Sfaturi pentru organizarea lucrărilor: CE SĂ PĂSTREZI și CÂT TIMP?
Documentele importante sunt listate pe site-ul web al serviciului public, care specifică, de asemenea, perioada legală de păstrare a fiecărui document (de exemplu, pentru a vă confirma drepturile) .
Acestea fiind spuse, după cum se menționează în partea de sus a paginii, nimic nu vă împiedică să păstrați documentele mai mult timp și ar fi și mai bine în unele cazuri.
- Chitanțe de chirie : păstrarea chitanțelor vechi poate fi o modalitate de a liniști un potențial proprietar cu privire la solvabilitatea dvs. sau cel puțin la fiabilitatea dvs.
- Notificări fiscale : deși este vorba de trecerea la o deducere fiscală la sursă, păstrarea declarațiilor fiscale vechi poate fi importantă din motive contabile (și, de altfel, vă va permite să vedeți evoluția impozit).
În general, atunci când vine vorba de bani, este mai bine să păstrați documentele prea mult decât să nu fie suficiente, în caz de eroare, de eroare de plată etc.
- Documente referitoare la animalele de companie : păstrați documentele de sănătate și, dacă este cazul, identificarea animalului dvs., pe tot parcursul vieții însoțitorului.
- Buletine de plată : acestea sunt evident menționate pe site, dar nu putem spune niciodată destul de des, ESTE CAPITAL PĂSTRAREA MAGAZINELOR DE PLĂȚI TOATE VIAȚA (inclusiv stagii, programe de lucru, studii etc., pentru că și asta contează ).
Liante, fișiere, separatoare ... sau cele mai bune sfaturi pentru organizarea lucrărilor
Acum, cum sortezi lucrurile? Cu siguranță nu vă va face plăcere, dar hârtiile nu devin mai subțiri în timp , ci dimpotrivă și, prin urmare, au nevoie de mult spațiu (ca al vostru ...)
Prima soluție
Dedicați-le o pardoseală a dulapului dvs. în care să puneți coșuri (nu, nu Danettes, citiți boudiou) sau dulapuri. Tind să cred că coșul de gunoi este o soluție falsă de sortare, așa că recomand cu tărie dulapurile , dar această alegere este doar decizia mea.
A doua soluție
Un sertar cu dosare suspendate sau versiunea sa economică (în spațiu și în numerar): o cutie pentru dosare (cel mai adesea arată ca o ladă metalică). Această soluție are adesea meritul de a face hârtia accesibilă mai rapid (nu este nevoie să aveți mâneci din plastic, separatoarele sunt suficiente, de exemplu).
Arme complementare (pentru a vă proxima sistemul de stocare): carton, dar mai presus de toate mâneci din plastic, separatoare, marcaje Post-It cu culori și etichete. Scopul este de a defini un cod de culoare MIC pentru a vă simplifica sarcina.
Cu excepția faptului că, așa cum te cunosc, nu trebuie să fii prea complicat : roșu pentru banii care trebuie plătiți (impozite, facturi neplătite sau erori bancare în favoarea ta ...), punct.
Da, asta înseamnă că o singură culoare poate fi suficientă ... pentru a vedea, dar nu vă lăsați purtați sub pretextul că marcajele dvs. sunt foarte drăguțe (da, miroase a trăit, este adevărat).
Câteva sfaturi maniace pentru ordonarea documentelor administrative
Următorul pas este distribuția efectivă (și, prin urmare, sortarea). Iată câteva sfaturi pentru a evita să ajungi într-un bordel fără nume !
Când urmează să vă numiți liantele sau fișierele suspendate (# etichete), nu creați un folder „alții”, „pentru sortare”, „în curs” .
Îmi place de mine, știm foarte bine că, mai devreme sau mai târziu, toate scrisorile tale se vor termina acolo și că va ajunge treptat să înlocuiască târziu buzunarul tău „ hârtii importante ” .
Faceți cât mai accesibile documentele recurente care vi se vor cere adesea, prin sortare în ordine cronologică și plasând cele mai recente la începutul liantului sau fișierului.
La fel pentru diferitele dosare: „diplomele” pot merge și așteaptă în dulap, există puține șanse ca acest dosar să vă fie util într-o zi dacă sunteți angajat. Pentru lucrurile recurente, plictisitoare, sunt de obicei chestii cu bani : chitanțe, facturi, venituri ...
Nu astepta. Într-adevăr. Știu, ai prefera să arunci mailul amenințător pe care tocmai l-ai primit în mijlocul restului de o mie de ori ca un rockstar. Dar starurile rock au agenți de sortat pentru ei. Nu tu. Dacă nu ai o pisică foarte, foarte bine antrenată.
În caz contrar, deschideți, citiți, puneți deoparte, direct la recepție . Cu plăcere.
Este stocarea digitală cel mai bun sistem pentru stocarea hârtiei?
În timp ce versiunea pe hârtie a documentelor dvs. se va păstra mai bine pe întuneric (care poate strica cerneala și o poate face ilizibilă), este o bună practică să scanați documentele importante .
Nu pentru că toate cluburile de noapte hyped vă vor deschide brusc ușile în schimb, ci mai degrabă pentru că hârtia poate arde, zbura, dispărea, strica, se destramă (tăiați inutil) ...
Și că încă nu am văzut un document digital care face asta (cu excepția poate să dispară și din nou).
Stocarea acestor documente scanate este, de asemenea, o întrebare bună de pus și vă va depinde de bugetul dvs.!
Sisteme de stocare online pentru stocarea documentelor dvs.
Sunt liberi, dar pun mai puțin accent pe securitate (raportați că ar trebui să stocheze mai puțin date sensibile și că sunt în mare parte din Statele Unite). Printre acestea se numără Dropbox, Hubic, Google Drive și compania!
Principala preocupare este că nu sunt destinate acestei utilizări, așa că s-a produs rapid o manevră neîndemânatică de îndepărtare.
Seifurile digitale numite în mod adecvat pentru a vă stoca hârtiile
Principiul este destul de simplu: datele sunt criptate și foarte des stocate în Cloud (pe un server, prin urmare accesibil online, cu condiția să avem identificatorii). Ei, prin contra, sunt specializați în stocarea și conservarea datelor, inclusiv sensibile.
Dar nimic nu este gratuit în această lume joasă și va trebui să bagi mâna în buzunar pentru a beneficia de ea.
Privind puțin (mai ales pe partea băncii dvs., deoarece acestea oferă adesea un serviciu avantajos clienților lor • e wink wink), veți putea găsi în continuare seifuri digitale la prețuri accesibile fără dificultate ... mai ales că este necesar pentru toată viața este mai bine.
Cu toate acestea, aceeași regulă ca și pentru hârtie: creați foldere și sub-foldere pentru a vă organiza scanările , care sunt de preferință identice cu cele pe care le aveți în dulap pentru a economisi timp atunci când căutați un document.
Haide, să luăm câteva ore și să începem, după aceea te vei simți mai bine!
