Astăzi, o parte importantă a comunicării noastre este scrisă: SMS, WhatsApp, e-mailuri ...
Cuvintele pe care le alegem, rândurile noastre de frază sau punctuația noastră capătă o importanță deosebită: cum să scriem ceea ce vrem să spunem? Cum să primești și să interpretezi ce spune celălalt?
Politețea în e-mailuri, cu geometrie variabilă
În e-mailuri, obiceiurile și metodele pot diferi foarte mult.
Unii aleg un „ok” sau „mulțumesc” eficient (dar laconic) (în timp ce vă așteptați la o ploaie de gif-uri sclipitoare însoțite de o declarație de dragoste), alții își povestesc reacția în detaliu sau chiar optează pentru formalități ...
În context profesional, mesajele sunt o problemă sensibilă, chiar spinoasă. Modul în care ne scriem mesajele, ea poate să ne streseze sau să le submineze partenerii și interlocutorii?
Personal, recunosc, am o singură întorsătură în groază:
„Vă mulțumesc că (ați făcut acest lucru)”.
Vă jur, când citesc această propoziție, creierul meu explodează! Am senzația că interlocutorul meu mă cheamă să fac ceva, cu opțiunea de condescendență, fără nici o politețe.
Un experiment științific privind e-mailurile profesionale
M-am gândit că s-ar putea să vă intereseze acest subiect, așa că am căutat în literatura științifică pentru a vedea dacă cineva a analizat acest număr de e-mailuri și primirea lor . Raspunsul este da !
Doi cercetători, YoungAh Park și Venera C. Haun, au studiat îndeaproape problema stresului la locul de muncă, ceea ce îl creează sau îl hrănește și cum să-și revină.
Cei doi specialiști au observat datele a 167 de cupluri, ai căror doi membri lucrează, de mai multe ori, pe parcursul unei săptămâni întregi: vinerea înainte de a pleca în weekend, luni dimineața următoare, la un alt moment al săptămânii ...
Oamenii de știință au observat în special „incivilitățile” primite prin e-mail, adică mesaje în care tonul, conținutul sau calendarul ar putea genera stres.
În același timp, solicită participanților să își evalueze nivelul de stres și să răspundă la câteva întrebări suplimentare.
E-mailurile nepoliticoase, o sursă de stres
Rezultatul nu este o surpriză: persoanele care primesc mai multe e-mailuri necivile raportează mai multă tensiune la sfârșitul zilei, mai multe simptome fizice de stres (migrene, dureri de spate etc.) și mai multe emoții negative.
Până atunci, rezultatul pare evident! Ceea ce poate fi mai surprinzător (totuși) este că aceste e-mailuri (și stresul care vine cu ele) par să aibă un impact asupra implicării în muncă ...
Când oamenii primesc e-mailuri nepoliticoase în timpul săptămânii, au tendința de a „ieși” de la muncă săptămâna următoare, de a face un pas înapoi, de a se implica puțin mai puțin.
Și asta e normal! Este un mecanism pentru protejarea și conservarea resurselor noastre.
Deci, aceste rezultate sugerează că nu numai e-mailurile au un impact asupra sănătății angajaților, ci pot afecta și funcționarea companiei ...
Stresul e-mailurilor nepoliticoase este contagios
Un rezultat final al experimentului este și mai surprinzător: angajații care primesc aceste nenorocite de e-mailuri par să-și transmită stresul partenerului lor ... care, în săptămâna următoare, își pierde interesul și pentru propria sa muncă!
Dacă recapitulăm, e-mailurile necinstite sau necivile au un efect cumulativ: stresează angajații ȘI familiile lor, influențează munca angajatului ȘI pe cea a partenerului său.
Problema e-mailurilor este, prin urmare, o întrebare crucială!
Cum să scrieți e-mailuri respectuoase?
În timp ce unele incivilități sunt comise în mod conștient (DAR DE CE NUME?), Altele nu sunt intenționate.
Uneori nu este nevoie decât de o virgulă, de un punct de exclamare, de ture incomode pentru a face răul, deoarece în scris, celălalt nu are indicii non-verbale pentru a vă înțelege mesaj…
De exemplu, spuneți că într-o seară, îi trimiteți supraveghetorului o producție care a necesitat mult timp și energie, pentru a primi un simplu „mulțumesc” ca răspuns.
Este acesta un „mulțumesc” concis? Este un „mulțumesc” care înseamnă „ok bine primit, dar încă nu m-am uitat”? Este un „mulțumesc” care indică faptul că munca ta este apreciată? Estomparea este totală.
În timp ce față în față, indicii v-ar fi putut ajuta să înțelegeți mesajul: un zâmbet, o postură, un gest ...
Scrie frumos, se poate învăța!
Ce se poate face pentru a ne asigura că scriem e-mailuri într-un mod civil și grijuliu, având grijă de noi înșine și de destinatarul nostru?
Primul lucru pe care îl voi sfătui întregii lumi ar fi, pe cât posibil și conform dorinței dumneavoastră, să adoptați comunicarea nonviolentă .
Dacă circumstanțele o permit, puteți discuta, de asemenea, subiectul e-mailurilor cu superiorii și colegii dvs.: poate formalizarea unui proces vă poate ajuta?
Personal, încerc să țin cont de doi pași!
Pentru e-mailurile politicoase, trebuie să fiu conștient de starea mea actuală
Ideea poate părea evidentă, dar nu este atât de mult.
Când scriu un e-mail, un mesaj text, o scrisoare, simt emoții. S-ar putea să fiu supărat deoarece am dormit prost, enervat de volumul meu de muncă sau din cauza unei ceartă cu partenerul meu ...
A fi conștient de aceste emoții mă poate ajuta să iau o mică distanță și să nu le transmit în scrisul meu .
Voi lua exemplul anterior: sunt obosit, am muncit mult și primesc acest vag „mulțumesc”.
La prima vedere, mă enervează: mă întreb dacă munca mea a fost văzută, trebuie să am un feedback ... dar poate din partea lui, interlocutorul meu chiar spune „mulțumesc”, cu toată bunătatea a lumii !
Pentru e-mailurile politicoase trebuie să mă gândesc la ce vreau să scriu
Ce vrei să spui cu adevărat? Ce este important să audă destinatarul dvs.? Ai nevoie să faci o cerere? Ce vrei să facă destinatarul? De ce ?
Voi lua micul meu exemplu. Când am trimis celebra mea prezentare, am scris:
"Machin,
Atașat este prezentarea pentru ședința din 23 august.
A ta'
Nu am făcut nici cea mai mică cerere, nu am exprimat nicio nevoie ... Greu, în acest caz, să aștept o reacție specifică de la celălalt!
Dacă aș vrea o întoarcere, aș fi putut adăuga:
„Trebuie să mă asigur că această slujbă va fi utilă. Opinia dvs. este importantă pentru mine, iar feedback-ul dvs. mă va ajuta să ajustez conținutul produs. Aveți disponibilitate pentru schimb? "
Nu ezitați să fiți cât mai specific posibil! Dacă aveți un termen, puteți, de exemplu, să îl menționați („întâlnirea are loc pe 23, credeți că puteți să-mi răspundeți până pe 20?”).
Rețineți că formularea interogativă poate fi deosebit de utilă în crearea unui mediu îngrijitor.
În loc să scrieți „mulțumesc că ați făcut acest lucru” a „credeți că puteți face acest lucru?” „Sau pur și simplu” puteți face acest lucru, dintr-un astfel de motiv, pentru un astfel de scop? »Vă permite să dați libertate destinatarului dvs. și să nu impuneți o cerință. Este prețios!
Și tu, cum reușești să emani un pic de bunătate în e-mailurile tale? Ai vreun sfat? Pentru a merge mai departe, recomand acest articol din Science Daily (în engleză)!
